Как начать работу с ЕГАИС магазину и общепиту

3 июля 2026 г.

Если вы открываете магазин, ресторан или бар и планируете продавать алкоголь, подключение к ЕГАИС — это обязательное требование для законной работы.
Расскажем, как правильно подключиться и начать работу.

• Что такое ЕГАИС

• Кто обязан подключаться к ЕГАИС

• Как начать работу с ЕГАИС

• Что ещё нужно для работы в ЕГАИС

• Как работает ЕГАИС

• Как работать с крепким алкоголем

• Как работать с пивом в ЕГАИС

Что такое ЕГАИС

ЕГАИС — это государственная система, через которую отслеживается весь путь крепкого алкоголя, пива и другой спиртосодержащей продукции: от завода или импортёра до конечного покупателя.

Основная задача системы — пресечь нелегальный оборот и убрать с рынка контрафакт.

Чем ЕГАИС отличается от системы «Честный ЗНАК»

Обе системы контролируют товарооборот, но работают с разными категориями продукции:

• ЕГАИС создана специально для алкоголя. Учет строится на федеральных специальных марках (ФСМ).

• «Честный ЗНАК» — для широкого перечня товаров: пива, одежды, обуви, табака, молочной продукции, лекарств, парфюмерии и других. Для каждой единицы товара используется уникальный код DataMatrix.

Обратите внимание, что при обороте слабоалкогольной продукции (пива, медовухи, пуаре и других) нужно работать сразу с двумя системами — детальнее разобрали ниже.

Кто обязан подключаться к ЕГАИС

Это обязательно для всех участников алкогольного рынка:

• производителей;

• импортеров;

• оптовых поставщиков и дистрибьюторов;

• розничных магазинов;

• заведений общепита.

Кто может не подключаться

Исключение действует для бизнеса, который использует алкоголь только как ингредиент при производстве пищевой продукции, например, в выпечке или десертах.

При этом это не касается приготовления напитков и коктейлей с алкоголем.

Как начать работу с ЕГАИС

Первым делом нужно зарегистрироваться в системе:

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна для создания личного кабинета и подписания документов в дальнейшем. Также для УКЭП понадобится защищенный USB-носитель, например JaCarta или Рутокен.

2. Зарегистрируйтесь в личном кабинете ЕГАИС с помощью УКЭП.

3. Сформируйте RSA-ключ — это сертификат защищенного обмена данными между вашей системой и ЕГАИС. Создать можно во вкладке «Генерация ключа доступа к ЕГАИС». Обратите внимание, что для каждого магазина, склада или заведения ключ создается отдельно.

4. Установите универсальный транспортный модуль (УТМ), который будет передавать все данные из учетной системы в ЕГАИС. Модуль можно скачать на официальном сайте.

5. Добавьте все торговые точки, где продается алкоголь. Для каждой укажите адрес и данные организации.

6. Интегрируйте УТМ со своей товароучетной системой и кассовым ПО.

Что еще нужно для работы в ЕГАИС

Вам также потребуется оснастить точку торговым оборудованием и настроить рабочие программы.

Оборудование

• Онлайн-касса обязательна по закону № 54-ФЗ. Она фиксирует все расчеты, печатает чеки и передает информацию в ФНС через ОФД. Как выбрать ККТ, разобрали отдельно.

• 2D-сканер — для считывания ФСМ и КМ при продажах на кассе.

• Терминал сбора данных (ТСД) будет полезен при большом ассортименте. Устройство помогает быстрее принимать поставки, проводить инвентаризацию и списывать продукцию.

• Компьютер с интернетом на каждой торговой точке — для установки УТМ и работы с документами в программах.

Программное обеспечение

• Кассовое ПО с поддержкой ЕГАИС необходимо для работы самой ККТ, чтобы устройство могло корректно работать с маркировкой и передавать данные в государственные системы. Например, ПО Frontol помогает магазинам и ресторанам правильно продавать крепкий алкоголь и пиво. Программное обеспечение корректно работает с УТМ, считывает ФСМ и DataMatrix и передает данные в ЕГАИС напрямую с кассы.

• Товароучетная система — для приемки накладных, подтверждения поставок, оформления актов и контроля остатков.

Как работает ЕГАИС

Теперь рассмотрим весь путь алкоголя от завода до потребителя и как каждый этап отражается в системе.

Производство или импорт

Производители и импортеры должны зарегистрировать продукцию при вводе в оборот:

• крепкий алкоголь в ЕГАИС — на каждую бутылку наносится федеральная специальная марка (ФСМ) с уникальным идентификатором;

• пиво, сидр, медовуха и пуаре в ЕГАИС и «Честном ЗНАКе» — на каждый кег, банку или бутылку наносят код DataMatrix.

Передача поставщику или дистрибьютору

Когда партия алкоголя переходит от одного участника рынка к другому (а именно к оптовику или дистрибьютору), смена собственника должна фиксироваться в ЕГАИС через электронные товарно-транспортные накладные (ТТН). Для пивной продукции еще необходимо это делать по ЭДО в «Честном ЗНАКе».

Там должно быть отражено, кто отправил продукцию, кому она передана и в каком объеме.

В свою очередь, оптовик должен подтвердить приемку товара в системе.

Поставка в магазин или заведение общепита

Когда розничная точка или ресторан получает товар, сотрудник сверяет фактическую поставку с ТТН: количество продукции, наименования и акцизные марки.

Если все в порядке, накладную подтверждают в системе, а товар ставится на баланс магазина или заведения. После продукцию можно загружать в кассовую систему для дальнейшей реализации.

Если обнаружены любые расхождения, накладную отклоняют либо оформляют акт расхождений, который также фиксируется в ЕГАИС. Для пива еще дублируется информация в УПД с указанием кодов маркировки и передается по УПД.

Продажа конечному покупателю

На кассе сотрудник сканирует 2D-сканером акцизную марку или код маркировки, а кассовое ПО передает сведения в ЕГАИС или «Честный ЗНАК» в зависимости от типа продукции.

Для маркированных товаров дополнительно работает разрешительный режим. Кассовое ПО через программный модуль ТС ПИоТ проверяет КМ в системе «Честный ЗНАК». Если код корректный, касса разрешает расчет, а если с ним есть проблемы — продажа блокируется. Подробнее про разрешительный режим читайте тут.

Списания при бое, порче, краже и других потерях

В ЕГАИС оформляют акт списания с указанием основания, например, «Порча» или «Недостача».

В «Честном ЗНАКе» код маркировки выводится из оборота с указанием причины через личный кабинет.

Как работать с крепким алкоголем

Переходим к правилам работы с водкой, виски и другими напитками.

Приемка крепкого алкоголя

Приемка проходит по стандартному сценарию, о котором мы писали выше: после получения электронной ТТН сотрудник сверяет поставку по количеству бутылок и ФСМ, затем подтверждает накладную или оформляет акт расхождений.

Продажа в рознице

Каждая бутылка продается поштучно:

1. Кассир сканирует штрихкод и ФСМ.

2. Кассовое ПО передает сведения в ЕГАИС.

3. Товар списывается с остатков и выводится из оборота.

Помните, что продажа несовершеннолетним запрещена.

Порционный учет крепкого алкоголя в общепите

Если гостю продают бутылку, сотрудник вскрывает ее (это обязательное требование), сканирует ФСМ и проводит продажу через кассу.

Если подается бокал вина, виски или любая другая порция алкоголя:

• бутылку вскрывают впервые — бармен сканирует ФСМ и проводит первую продажу с указанием объема порции, а система запоминает остаток в этой бутылке;

• бутылка уже вскрыта — сотрудник выбирает ее в системе по ФСМ, указывает объем новой порции и проводит заказ через кассу.

Если алкоголь используют для коктейлей или блюд, нужно оформить акт списания с причиной «Использовано для приготовления» и указать, какой объем из какой конкретно бутылки (по ФСМ) был использован.

Как работать с пивом в ЕГАИС

Учет пива одновременно ведется в «Честном ЗНАКе» (про регистрацию в системе маркировки читайте тут) и ЕГАИС.

Приемка пива

При поставке проверяют:

• в ЕГАИС — товарно-транспортную накладную;

• в ЭДО — коды маркировки (КМ) доставленного товара с КМ в УПД. Они должны отображаться в «Честном ЗНАКе» и иметь статус «В обороте».

Поэкземплярный учет обязателен не для всей продукции, а только:

• в кегах с датой производства от 1 марта 2025 года;

• в потребительской упаковке с датой производства от 1 сентября 2025 года.

Если есть любые расхождения, партию отклоняют либо оформляют акт расхождений.

Продажа для розницы

При реализации пива основная проверка и фиксация проходят через «Честный ЗНАК», а в ЕГАИС нужно формировать акты списания по итогом смены.

Порядок зависит от формата продукции.

Фасованное пиво (бутылки, банки)

1. Кассир сканирует DataMatrix на упаковке.

2. Через модуль ТС ПИоТ данные отправляются на проверку в систему маркировки.

3. Если код корректный, касса разрешает продажу и печатает чек. При отсутствии интернета она проверяет по локальной базе в офлайн-режиме.

4. Если с кодом проблемы — ККТ блокирует продажу.

Разливное пиво (в кегах)

Здесь действует частичное выбытие, то есть пиво выводится из оборота не целиком, а по объему:

1. Сначала сканируют код маркировки, а специальное ПО передает данные о постановке кега на кран в «Честный ЗНАК». После подтверждения пиво можно разливать.

2. При продаже выбирается сорт напитка на кассе и указывается объем порции. Система учитывает, сколько литров уже продано и сколько осталось в кеге.

3. Когда пиво полностью заканчивается, кег полностью выводиться из оборота в «Честный ЗНАКе».

Порционный учет пива в общепите

Если бутылку, банку или другую упаковку продают закрытой — это обычная розничная продажа.

Если бутылку или банку вскрывают перед гостем — это уже услуга общественного питания. Напиток можно провести через кассу по GTIN без сканирования кода маркировки, но тогда КМ нужно вручную вывести из оборота через личный кабинет «Честного ЗНАКа» как производственные нужды в течение трех дней.

Если пиво продают на розлив из кега — кег ставят на кран, а напиток продают порциями через кассу по объему. Можно не сканировать КМ при каждой продаже, а так же в чеке указывать GTIN, но сведения о выбытии также необходимо вручную отразить в системе маркировки.

Если пиво используют для коктейлей или блюд — продукцию списывают как производственные нужды, а данные о выбытии передают в «Честный ЗНАК» в течение трех дней.

Подробнее про работу с пивом в общепите читайте в другом материале.